Videolezioni con Google Meet – guida per gli insegnanti

Questa guida fornisce le indicazioni di base per poter partire con l’utilizzo di Google Meet.

Viene qui indicato un solo modo per avviare una videolezione, il più semplice; ce ne sono altri, che qui non vengono illustrati. Chi sa già utilizzare Meet anche nelle altre modalità può scegliere quella che preferisce, ed è più accessibile per i propri studenti. Tutte portano (quasi) allo stesso risultato.

Le altre funzionalità di questo strumento si possono trovare su guide ufficiali e tutorial online; alcuni sono indicati in fondo a questa pagina.

Google Meet: cos’è

È uno strumento per fare riunionilezioni nel nostro caso – a distanza: permette di fare videochiamate e condividere lo schermo.
Una persona – l’insegnante – crea la riunione e invitare altre persone – colleghi e studenti – a partecipare.
Gli inviti possono essere forniti in modi diversi.
Per avviare riunioni con Meet occorre utilizzare il proprio account G Suite di Istituto. L’account Gmail personale permette – al massimo – di partecipare a riunioni avviate da altri, ma non di più.

Metodo 1
Avviare una riunione e invitare manualmente

Aprire Google Meet

Una volta fatto l’accesso con l’account G Suite, clicca sull’icona dei 9 pallini in alto a destra, vicino all’icona del tuo account, quindi clicca sull’icona di Meet. Se non trovi l’icona, digita nella barra degli indirizzi meet.google.com 

Prima di procedere, controlla che in alto a destra sia visualizzata l’icona del tuo account G Suite, e non di quello personale.

Importante: se ad un certo punto compaiono le finestrelle che chiedono le autorizzazioni ad accedere al microfono e alla webcam, vanno accettate. Diversamente non sarà possibile fare videochiamate.

Avviare una riunione

Nella schermata principale clicca su Partecipa a una riunione o avviala

Compare un riquadro dove possiamo inserire un codice o nome della riunione personalizzato (se vogliamo distribuire quello ai partecipanti); per seguire le istruzioni di questo metodo invece lasciare il campo vuoto e cliccare su Continua:

Nella schermata successiva, anche se la webcam è attiva e si vede un video in corso, la riunione non è ancora stata avviata. Trovi infatti la dicitura Riunione pronta.

Per avviarla occorre cliccare su Partecipa. Ora la riunione è avviata.

Invitare altri partecipanti

Dal riquadro successivo possiamo invitare altri partecipanti. Clicca su Aggiungi.

Digita l’indirizzo degli utenti da invitare. Puoi invitare altri insegnanti o singoli partecipanti digitando il loro indirizzo email. Per invitare gli studenti, usa l’indirizzo email del gruppo classe.

Se non ti permette di utilizzare l’indirizzo del gruppo, significa che non sei stato inserito in quel gruppo classe. Scrivi all’amministratore per farti aggiungere, ad admin@icdepisis.it

Accesso degli altri partecipanti

Se inviti gli altri partecipanti nel modo descritto sopra non serve nessun codice. Appena invii gli inviti, ogni partecipante riceve una mail con l’invito.

Per partecipare alla videolezione ogni invitato deve:

  • aprire la mail
  • dentro la mail, cliccare su Partecipa alla riunione
  • accettare la richiesta di utilizzare microfono e webcam, se compare
  • nella schermata che si apre, cliccare nuovamente su Partecipa

Dopo qualche secondo entra nella videolezione, senza dover inserire altro.

Questa modalità di invito prevede che la mail venga inviata solo nel momento in cui si inizia la videolezione, o poco prima. Gli alunni andranno quindi avvisati prima, nella modalità che si preferisce, che qualche minuto prima della data e orario stabiliti dovranno controllare la mail per accettare l’invito.
Chi utilizza già l’invito programmato tramite Google Calendar non dovrà ovviamente seguire questa indicazione.

Metodo 2
Creare videolezione e inviti da Calendar

È possibile, e più semplice in definitiva, creare la videolezione come evento su Google Calendar, e aggiungere la videoconferenza e gli inviti direttamente da lì.

Creare la lezione

Apri Calendar (dalle icone delle app G Suite, o dall’indirizzo calendar.google.com, clicca sul giorno programmato per la lezione per creare l’evento.

Nella finestra di creazione inserisci i dati necessari: titolo, ora di inizio e fine, eventuale descrizione. Se utili, puoi inserire materiali da utilizzare prima o durante la lezione cliccando su Altre opzioni e caricando un allegato con l’icona apposita nel campo Descrizione.

A. Se stai lavorando dal riquadro piccolo.

Clicca su Aggiungi sale, luogo o conferenza, quindi di nuovo su Aggiungi videoconferenza. Verrà creato automaticamente il link per accedere.

Poi clicca su Aggiungi invitati, e inserisci gli indirizzi email singoli o del gruppo classe, quindi clicca su Salva.

B. Se hai cliccato su Altre opzioni, e stai lavorando dalla scheda a tutto schermo.

Clicca su Aggiungi videoconferenza, quindi scegli Hangouts Meet.
A destra, digita nel campo Aggiungi invitati gli indirizzi singoli o quello di gruppo, quindi clicca in alto su Salva.

Dopo il salvataggio, ti verrà chiesto se vuoi inviare una mail agli invitati, accetta.

Ora la situazione è questa:

  • nel tuo calendario c’è l’evento all’ora e giorno della videolezione; per avviarla ti basterà aprire Calendar, aprire l’evento e cliccare sul link della videoconferenza
  • gli alunni ricevono subito una mail che li avvisa dell’evento
  • gli alunni si trovano automaticamente nel loro calendario l’evento alla data e ora che hai stabilito, con il link per partecipare alla videolezione
  • per partecipare, dovranno andare su Calendar, cliccare sull’evento e cliccare sul link della videoconferenza

Quindi con questo metodo:

  • non serve avvisare prima manualmente: ricevono già avviso per mail appena tu crei l’evento
  • non serve codice, dovranno solo cliccare il link dell’evento

Gestire la videolezione

Condividere lo schermo e risorse

Per impostazione predefinita ogni partecipante condivide con gli altri il video ripreso dalla propria webcam. È possibile condividere con gli invitati anche il proprio schermo – ad esempio per mostrare una presentazione, un’immagine presa dal web, addirittura un programma di lavagna digitale.

Per condividere lo schermo, dopo aver avviato la riunione, clicca in basso a destra su Presenta ora, quindi possiamo scegliere se condividere tutto lo schermo, o solo una finestra (cioè una specifica applicazione aperta).

Dopo aver cliccato sulla modalità scelta, gli altri partecipanti non vedranno più la tua immagine ripresa dalla webcam, ma quello che compare sul tuo schermo in diretta, come se la webcam riprendesse lo schermo del tuo pc.

Ora puoi cambiare scheda, aprire programmi, fare qualunque cosa con il pc, e i partecipanti lo vedranno.

Per uscire da questa modalità e ritornare all’immagine della webcam, torna sulla scheda di Meet e clicca su Interrompi trasmissione.

Attenzione – la riunione rimane sempre attiva

Anche dopo il termine della videolezione, il link della riunione rimane sempre attivo – la stessa cosa vale per il codice, o tutte le altre modalità che possiamo usare per invitare partecipanti. Gli studenti possono rientrare quando vogliono, anche senza la presenza dell’insegnante che ha avviato la videolezione.

L’insegnante però – e l’amministratore – possono controllare tutto quello che gli altri partecipanti hanno fatto anche in loro assenza. Mentre avvisiamo gli alunni di utilizzare Meet in modo corretto, informiamoli anche di questa forma di controllo e tutela da parte nostra.

Registrare la lezione

Per un periodo limitato sarà possibile registrare le videolezioni con Meet. Normalmente questa funzione non è disponibile per la scuola, ma Google ha deciso di attivarla gratuitamente per l’emergenza COVID-19. Sarà disponibile almeno fino al 1 luglio 2020.

Possiamo registrare la lezione, in modo da condividere successivamente il video con chi eventualmente non ha potuto collegarsi in diretta, o per poterla riguardare in caso di bisogno. La lezione non viene registrata automaticamente, ma bisogna attivare manualmente la registrazione; posso anche registrare solo una parte di lezione, facendo partire e fermare la registrazione quando desidero.

Per registrare, la videolezione con Meet deve già essere stata avviata. Quando voglio iniziare la registrazione, clicchiamo in basso a destra, sull’icona con 3 puntini verticali; nel menu che appare, scegliamo Registra riunione.

Accettiamo la schermata successiva. Dopo qualche secondo compare in alto a sinistra un pallino rosso con la dicitura REG, che ci avvisa che la registrazione è in corso. Quando vogliamo interrompere la registrazione, clicchiamo come prima i 3 puntini verticali in basso, e scegliamo ora Interrompi la registrazione, e confermiamo.

La registrazione verrà salvata in automatico dentro al nostro Drive, nella cartella Meet recordings. Per essere più precisi, viene salvata nel Drive di chi organizza la riunione. Per gli alunni la funzione di registrazione è disabilitata. I colleghi che eventualmente partecipano alla stessa videolezione possono avviare la registrazione: questa però non verrà mai salvata nel Drive di chi fa partire la registrazione, ma soltanto nel Drive dell’organizzatore. Quindi se io partecipo ad una videolezione organizzata da una mia collega e la registro, nel mio Drive non troverò nulla, il video viene salvato nel Drive della collega. Entrambi veniamo avvisato di questo.

La registrazione – nella migliore delle ipotesi – ci mette qualche minuto ad essere caricata; poi diversi altri minuti perchè il video venga elaborato. Conviene quindi attendere almeno una mezz’ora prima di utilizzarlo. Se durante la lezione è stata utilizzata la chat, verrà salvata anche una trascrizione dei messaggi in un file separato.

Una volta pronto, posso condividere il video con i ragazzi in diversi modi. Posso caricarlo in Classroom come materiale, o condividerlo direttamente da Drive. Non posso invece renderlo pubblico sul web – social, blog o siti, nemmeno quello scolastico – o inviarlo con strumenti di messaggistica o altre app – Whatsapp, Messenger e simili – che non siano servizi di G Suite. I ragazzi che lo ricevono vanno avvisati che devono utilizzare il video per la sola visione, e per soli motivi scolastici. Diffondere il video non è consentito – anche se materialmente è possibile farlo – in nessun modo e per nessuna ragione. Il video da condividere con gli alunni non deve contenere registrazioni video e neppure audio dei ragazzi.

Un’ulteriore forma di protezione delle immagini personali può essere presa tenendo conto di come registra Meet. La registrazione della videoriunione infatti non comprende tutta la schermata di Meet, ma solo la camera principale – cioè la ripresa più grande. Non vengono registrati i riquadri laterali con le riprese webcam degli altri partecipanti. Per evitare che venga ripreso qualche alunno, basta fare in modo che quello non compaia mai nel riquadro principale (finché compare in quelli laterali, non sarà registrato). Facciamo in questo modo. Dove ci sono le icone in alto a destra, clicchiamo sul riquadro video della nostra webcam – lo riconosciamo dalla scritta Tu.

Dopo aver cliccato, nell’immagine del nostro video compare uno spillo:

Questo indica che ora la ripresa della nostra webcam rimarrà fissata sempre nel riquadro principale. In poche parola, anziché alternarsi tra i vari partecipanti, il riquadro principale trasmetterà sempre la nostra immagine. Di conseguenza, la registrazione inquadrerà solo noi e non gli alunni.

Utilizzare Meet da smartphone o tablet

Puoi utilizzare Meet anche da dispositivo mobile. Devi scaricare e utilizzare l’app Hangouts Meet. Non collegarti da Chrome o altri browser, puoi andare incontro a difficoltà di utilizzo maggiori.

Prima di scaricare l’app, devi aggiungere allo smartphone o tablet il tuo account G Suite dalle impostazioni. Il percorso esatto e le diciture cambiano a seconda del telefono o tablet che hai, ma in linea di massima devi fare queste operazioni:

  • apri le Impostazioni
  • cerca la voce Account (o una dicitura simile)
  • scegli Crea nuovo account, o Aggiungi account, o una dicitura simile
  • compare una lista di tipi di account, scegli Google
  • inserisci ora il nome utente (l’indirizzo email del tuo account), quindi la password
  • attendi un paio di minuti che il telefono sincronizzi i dati; se compaiono richieste di accettazione di permessi, accettale tutte

Ora puoi aprire il Play store, cercare Google Meet, installare l’applicazione ed aprirla.

Al primo utilizzo ti verrà chiesto probabilmente di scegliere l’account con cui utilizzarla, scegli l’account G Suite. Se non ti viene chiesto di scegliere l’account, dopo aver aperto Meet clicca in alto a sinistra sul menu (il simbolo delle 3 lineette orizzontali), e da lì scegli l’account G Suite.


Risorse utili

Guida ufficiale di Google Meet: https://support.google.com/meet#topic=7306097

Tutorial per l’utilizzo di Meet: http://www.luigiparisi.com/blog/2020/02/27/google-meet-videochiamate-e-condivisione-dello-schermo-con-g-suite-for-education/

Puoi consultare questa guida anche in formato Documenti, a questo link: https://docs.google.com/document/d/15EITqp0Gls4szkmu8ZR3tPbkNqHt_mSeNvzZr1mqFPQ/edit?usp=sharing


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